A raíz de la pandemia por Covid-19 y las medidas sanitarias implementadas por los gobiernos, ha surgido una nueva modalidad de trabajo a distancia, donde la tecnología es el aliado ideal para facilitar las actividades remotas. En el ámbito de los negocios, una de las principales herramientas para concretar las operaciones ha sido la firma electrónica; sin embargo, ante el desconocimiento de su manejo, varias empresas aún no se atreven a aprovechar este instrumento. Es por ello que en esta ocasión se responden las dudas más importantes sobre este tipo de firmas.
Qué son
En sentido amplio, las firmas electrónicas son un medio de validación que contienen los datos para identificar a una persona física o jurídica, y que se emplean para autenticar cualquier información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.
Clasificación
La legislación nacional reconoce dos tipos de firmas electrónicas a saber: simple y avanzada (art. 89, Código de Comercio –CCom–).
Firma electrónica simple
Se define como el conjunto de datos electrónicos asociados a un mensaje de datos, que son utilizados para identificar al firmante e indicar que aprueba la información contenida en dicho mensaje. Algunos ejemplos son los NIPs, las contraseñas o las casillas de verificación.
Firma electrónica avanzada
Es una firma electrónica que, a diferencia de la simple, ha sido creada de tal forma que reúne las siguientes características (art. 8, Ley de Firma Electrónica Avanzada –LFEA–):
- Autenticidad: da certeza de que el documento electrónico ha sido emitido por el firmante, de manera tal que su contenido le es atribuible al igual que las consecuencias jurídicas que de él deriven.
- Integridad: genera certidumbre de que el documento ha permanecido completo e inalterado desde su firma.
- Neutralidad tecnológica: que la tecnología utilizada para la emisión de los certificados digitales y para la prestación de los servicios relacionados con la firma es aplicada sin que excluya, restrinja o favorezca alguna tecnología en particular.
- Confidencialidad: el documento firmado solo puede ser cifrado por su emisor o receptor.
Para garantizar su fiabilidad, esta firma se vale de un certificado digital, que contiene los elementos indicados enseguida:
- Número de serie.
- Autoridad certificadora que lo emitió.
- Algoritmo de firma.
- Vigencia.
- Nombre del titular del certificado digital.
- Dirección de correo electrónico del titular.
- CURP.
- Clave pública.
Cómo obtenerla
Para que una firma electrónica sea avanzada debe ser expedida por las dependencias de la administración pública federal (SAT, Secretaría de Economía –SE– o Secretaría de la Función Pública), o bien, por un prestador de servicios de certificación autorizado por la SE.
Resguardo de la información
Los documentos con firma electrónica se tienen que respaldar en medios electrónicos conforme a la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, a través de un proveedor certificado que permita que se mantengan íntegros y disponibles para su ulterior consulta.
Los plazos de conservación varían según la naturaleza del acto, pero tratándose de cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones, el tiempo de resguardo mínimo es de 10 años, según lo dispone el numeral 49 del CCom.
Validez legal
Por años se ha acostumbrado que, para el perfeccionamiento de los actos jurídicos –especialmente los contratos– el consentimiento sea por escrito; no obstante, a medida que evoluciona la tecnología, la normatividad ha aceptado otras formas de manifestación de la voluntad; así, de acuerdo con los artículos 1803 y 1832 del Código Civil Federal, el consentimiento también puede otorgarse por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.
Paralelamente, el CCom contiene todo un capítulo que regula el comercio electrónico, permitiendo que en la formación de los actos se utilicen medios remotos.
Al respecto, los preceptos 90 y 93 determinan que, sin importar el formato en el que se encuentren los contratos, tienen la misma validez que los soportados en papel, siempre que la información contenida se mantenga íntegra y pueda ser atribuible al emisor.
Valor probatorio
Según lo disponen los ordenamientos 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC) y 1061 Bis del CCom, se acepta como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología, siempre que sea fiable el método en que haya sido generada, comunicada, recibida o archivada, sea atribuible el contenido de la información a las personas obligadas, y sea accesible para su ulterior consulta.
En consecuencia, para que un juez pueda reconocerle valor probatorio a un documento con firma electrónica se debe acreditar la fuente de dicha comunicación, la identidad de los participantes y la integridad de su contenido.
En caso de objeción, hay que atender a las reglas de cargas probatorias previstas en los artículos 1194 y 1195 del CCom, y 81 y 82 del CFPC, que consagran el principio de que quien afirma está obligado a probar.
Cabe destacar que, en caso de rechazar la validez de una firma electrónica, podría corresponder la carga de la prueba a aquel que conserve el registro del documento, tal como lo señala el criterio de rubro TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS. CUANDO SE DEMANDE SU NULIDAD LA INSTITUCIÓN FINANCIERA DEMANDADA DEBERÁ PROBAR QUE FUERON AUTORIZADAS POR EL USUARIO MEDIANTE LOS CERTIFICADOS DIGITALES QUE AVALEN EL USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA DE ESTE, visible en la Gaceta del Semanario Judicial de la Federación, registro 2017776.
¿Remplaza a la firma autógrafa?
Aunque una firma electrónica no sustituye a una autógrafa, es posible que tenga la misma equivalencia probatoria. Referente a ello, el dispositivo 7 de la LFEA reconoce a la firma electrónica avanzada los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.
Qué tipo de firma elegir
Todo depende de la operación o el contenido del documento, porque a mayor importancia mayor debe ser el grado de seguridad de la información para evitar su alteración, o en su caso, la suplantación de identidad del signatario. En este sentido, la firma electrónica avanzada, al garantizar el método en que se genera, recibe y archiva, avala la autoría e integridad del documento, generando un porcentaje mínimo de repudio; no obstante, ello no significa que la firma electrónica simple no pueda ser útil o no tenga valor probatorio, siempre que cumpla con todos los parámetros que demuestren su fiabilidad.
Firmas extranjeras
Sin importar que el lugar en donde es expedida o utilizada la firma electrónica sea en el extranjero, produce los mismos efectos que una firma creada dentro de la república en la medida en que se acredite que su grado de fiabilidad es equivalente a las creadas en el territorio mexicano (art. 114, CCom).
Para tal efecto, se tomará en consideración las normas internacionales reconocidas por México, como por ejemplo, la Ley Modelo de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional sobre Comercio Electrónico, o la Ley Modelo en Materia de Firma Electrónica. Adicionalmente, si las partes acuerdan entre sí la utilización de determinados tipos de firmas electrónicas, se reconoce que ese acuerdo es suficiente a efectos del reconocimiento transfronterizo, salvo que dicho acuerdo no sea válido o eficaz.
Conclusión
Un contrato digitalizado y firmado mediante una firma electrónica tendrá la misma calidad probatoria que un documento físico, siempre que el interesado en otorgarle ese valor acredite que cumple con todos los elementos de seguridad que garanticen su fiabilidad.
