Actualmente la empresa está sometida a revisión de la autoridad fiscal, y parte de los documentos que requiere son los libros corporativos. Si contamos con ellos, pero solo en formato de Word, por lo que nos surge la duda de si estos pueden ser digitales. ¿Pueden asesorarnos al respecto?
Si bien el artículo 34 del Código de Comercio (CCom) permite que los comerciantes conserven sus libros en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología; de elegirse la conservación electrónica está sometida a la NOM-151-SCFI-2016, “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”, misma que establece todas las prácticas comerciales y los elementos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos electrónicos.
Dicha NOM estipula que el proceso de digitalización tiene que ser controlado por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Secretaría de Economía, el cual verifica la digitalización se realice íntegra e inalterable.
Por su parte, el dispositivo 1061 Bis del CCom, señala que se admite como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología siempre que cumpla con los siguientes requisitos:
- Sea fiable el método en que haya sido generada, recibida o archivada
- Si es posible, sea atribuible el contenido de la información a las personas obligadas, y
- Sea accesible para su ulterior consulta
En conclusión, los libros en archivos de Word no cumplen los requisitos de la conservación electrónica; en consecuencia, deberá imprimirlos o contratar un proveedor de servicios de certificación.
